woensdag 17 december 2014 / nieuworganiseren.nu /

Ook interessant

De Nieuwe Gemeente

Wat is de taak van de gemeente, en wat kan de burger prima zelf? Omdat de Nederlandse gemeenten per 1 januari extra taken krijgen, zijn ze naarstig op zoek naar de antwoorden. Nieuworganiseren.nu schetst de eerste contouren van de Nieuwe Gemeente.

 

Het zijn roerige tijden voor de Nederlandse gemeenten. Per 1 januari 2015 krijgen zij er veel taken bij, terwijl zij er qua budget juist op achteruit gaan. Om alles in goede banen te leiden, zullen zij dus slimmer moeten werken en meer moeten overlaten aan hun burgers. Waar ze gewend waren om voor de burger te denken, moeten ze zich nu dienstbaar opstellen.

 

Veel gemeenten zijn daarom bezig zichzelf opnieuw uit te vinden. Ze vragen zich af wat eigenlijk de taak van de gemeente is en wat burgers heel goed zelf kunnen. Zo besluiten ze meer naar burgers te luisteren, hen vanaf het begin te betrekken bij plannen en ze vooral te ondersteunen in het zelf doen.

 

Dat leidt ook bínnen het gemeentelijk apparaat tot nieuwe manieren van organiseren. Net als burgers, krijgen ambtenaren ook meer vrijheid en verantwoordelijkheid. Zo ontstaan er in de Nederlandse stadhuizen steeds meer hiërarchieloze en flexibele organisaties, waar ambtenaren zijn aangewezen op hun eigen inzichten en drijfveren.

 

Enkele gemeenten die hierin voorop lopen zijn Hollands Kroon, Doesburg en Bronckhorst. Nieuworganiseren.nu nam hun innovatieve bestuursvormen onder de loep en praatte met de voorzitter van de landelijke decentralisatiecommissie van de VNG over de grotere trends in het gemeentelandschap.

 

Inwoners betrekken

Als de zorg en ondersteuning gaan kantelen, zal dat ook met de zorgverlenende organisaties moeten gebeuren, bevestigt Mariëtte van Leeuwen, wethouder van de gemeente Zoetermeer. Ze is voorzitter van de VNG-commissie decentralisatie en ziet dat veel gemeentes inmiddels al zijn gereorganiseerd of middenin een veranderingsproces zitten. Belangrijke punten daarbij zijn volgens haar: minder verkokering, meer integraal en wijkgericht werken en meer vertrouwen in professionals en de uitvoering.

 

Ook burgerinspraak is belangrijk. Maar dat is meer dan alleen luisteren naar bewoners, vindt wethouder Van Leeuwen. Ze heeft het liever over ‘samenspraak’. ‘Gemeentes moeten niet pas aan het eind van een beleidsplan, maar al vanaf de start in gesprek gaan met inwoners en organisaties. Nog voor er ook maar één letter op papier staat.’

 

De gemeente Bronckhorst omarmt de invloed van burgers al langer. Sinds de fusie van vijf verschillende gemeenten in 2005, voerde de nieuwe Gelderse gemeente veel veranderingen door. Van hun nieuw opgezette bewonerspanel leerden ze dat service aan de balie weliswaar een negen scoorde, maar dat de telefoonservice het moest doen met een mager zesje. Vooral het doorschakelen liet te wensen over. Na een enquête over groen in de wijk nodigde de gemeente een aantal willekeurig gekozen respondenten uit om de resultaten te bespreken. ‘Dan zie je ineens hele andere bewoners voorbij komen,’ vertelt gemeentesecretaris Arne van Hout. ‘Niet alleen de sleutelfiguren die je normaal spreekt.’

 

Maar ook met de ‘samenspraak’ van Van Leeuwen is Bronckhorst druk bezig, vertelt Van Hout: ‘Tien jaar geleden maakten we een plan en legden dat voor aan de bewoners. Als ze iets te zeggen hadden, verschoven we het plan een millimeter naar links of rechts. Vervolgens konden burgers alleen nog een rechtszaak beginnen als ze het er niet mee eens waren.’

 

Nu probeert de gemeente de inwoners juist te vragen om de eerste beleidsplannen. Van Hout schetst in zo’n gesprek met burgers wel eerst de context. Hij vertelt over de krimp in de regio en het weinig beschikbare geld en stelt de vraag: ‘Wat kunt u doen?’ Daarna kijkt hij vooral hoe de gemeente de burgers kan ondersteunen. ‘Door het ene dorp bijvoorbeeld te verbinden met een ander dorp met ervaring. Of door onze eigen kennis te delen.’

 

Weinig hiërarchie

Deze nieuwe benadering van burgers vereist wel wat van ambtenaren. Vooral degenen die veel in contact komen met burgers hebben hiervoor bijscholing en een cultuurverandering nodig, denkt Van Leeuwen. ‘Ze moeten leren open te staan voor de inbreng van burgers, goed naar burgers te luisteren en hun vraag te verhelderen en steeds te zoeken naar ondersteuningsmogelijkheden.’

 

Gemeente Bronckhorst besloot daarom zelf het goede voorbeeld te geven. ‘Als we van ambtenaren vragen om meer aan de burger over te laten, moeten we zelf ook meer verantwoordelijkheid geven aan de ambtenaren,’ stelt Van Hout. Zijn gemeentelijke organisatie van 234 medewerkers telt nu slechts zes leidinggevenden. Zij spelen niet de baas, maar voeren vooral persoonlijke gesprekken over wat de medewerkers bezighoudt en wat hun dilemma’s zijn. Daar kwam toevallig toch meer tijd voor vrij toen de jaarlijkse persoonlijke en afdelingsplannen overboord werden gezet. Van Hout: ‘Die plannen vonden we verspilde energie, omdat je natuurlijk nooit een jaar vooruit kunt plannen.’

 

Zo bepalen de Bronckhorstse ambtenaren nu vooral zelf wat nodig is. Dat werkt goed, volgens Van Hout. Mensen voeren hun eigen plannen uiteindelijk toch het beste uit. In veel andere gemeenten ziet hij nog wel dat er op een oude manier leiding wordt gegeven. ‘De leidinggevenden gebruiken dan wel nieuwe woorden als ‘participerende burgers’, maar vertellen hun ambtenaren nog wel ouderwets wat er van hen wordt verwacht.’

 

Dat geldt niet voor de eveneens Gelderse gemeente Doesburg, met misschien wel de meeste ervaring in eigengereide ambtenaren. Al twaalf jaar lang werken zij met zelfsturende teams. Slechts drie managers hebben de verantwoordelijkheid om de samenwerking tussen elf verschillende ‘clusters’ in goede banen te leiden. Verder regelen de ambtenaren in de clusters alles zelf, vergaderen ze zo informeel mogelijk en werken ze zonder tussenkomst van afdelingshoofden direct met elkaar samen.

 

Het leidt tot positieve resultaten, vertellen de gemeentesecretaris en een beleidsmedewerker in een artikel in VNG-magazine. Medewerkers komen naar de managers toe met oplossingen in plaats van met problemen. Er worden geen eindeloze paraafjes meer gezet en het ziekteverzuim ging naar beneden.

 

Gepassioneerde ambtenaren

Als je bij de gemeente Doesburg solliciteert, doet je CV er weinig toe. Ook een sollicitatiebrief is niet belangrijk. Ben je een gele, rode, of blauwe speler, daar gaat het om. Beleidsmedewerker André Putker solliciteerde in 2002 naar een functie in de Ruimtelijke Ordening, maar praatte inhoudelijk nauwelijks over zijn nieuwe baan. De interviewers waren meer geïnteresseerd naar hoe hij functioneerde in een team. In een cluster moet namelijk een mooie balans worden gemaakt van rode ‘krachtige’, gele ‘rustige’ of blauwe ‘regeltjes’-mensen.

 

Ook de gemeente Bronckhorst ging na de fusie in 2005 op onderzoek uit naar de persoonlijkheden van hun ambtenaren. ‘We gingen met medewerkers in gesprek over hun hobby’s, waar worden ze warm van?,’ vertelt Van Houten. Iemand die paspoorten verleende is nu bijvoorbeeld monumentenwerk gaan doen. Ze bleek al tijden in de oudheidkundige vereniging te zitten. De sporthalbeheerder zet nu een project op in de buitendienst met mensen met een sociale werkvoorziening. ‘Ze zijn er zelf heel blij mee.’

 

Een ander voorbeeld van een gemeente die sinds een fusie meer oog heeft voor de interne drijfveren van ambtenaren is de gemeente Hollands Kroon in het uiterste puntje van Noord-Holland. Daar zagen ze de ‘participatiesamenleving’ al in 2009 aankomen. Het was een van de aanleidingen voor de fusie van de vier gemeenten Wieringen, Wieringermeer, Niedorp en Anna Paulowna. Samen konden ze meer professionaliteit ontwikkelen om de transities in de zorg tot een goed einde te brengen.

 

Ook in Hollands Kroon worden nieuwe mensen aangenomen op hun karakter, niet op hun cv. Zonder verlofregels, vaste werkplekken of andere vormen van controle laat Hollands Kroon haar ambtenaren vervolgens zelf beslissen hoe, waar en wanneer ze hun werk uitvoeren. Of hoe ze zichzelf verder ontwikkelen. Ambtenaren mogen bijvoorbeeld hun eigen opleidingen kiezen aan de Academie van de gemeente. Elk krijgen ze hier duizend ‘kronen’ om aan opleidingen te besteden.

 

Flexibele gemeentes

Een laatste punt waar de vooruitlopende gemeentes op inspelen is flexibiliteit. Volgens Arne van Hout uit Bronckhorst verandert de wens vanuit de samenleving namelijk steeds sneller. ‘Door discussies in de samenleving of beslissingen van de politiek kan een bepaalde afdeling het ineens heel druk krijgen. We moeten dus sneller kunnen omschakelen.

 

Hij is daarom trots dat al veertig ambtenaren inmiddels van functie zijn veranderd. Zo werden mensen vanuit de afdeling Kunst en Recreatie overgeheveld naar de zorg en werden managers uit hun leidinggevende positie ontheven om weer vakinhoudelijk werk te gaan doen.

 

Ook Hollands Kroon houdt het graag flexibel. Als ambtenaren van Hollands Kroon een klus niet leuk vinden, kunnen ze hem op ‘het HK-plein’ zetten, zodat iemand anders hem over kan nemen. Die flexibiliteit is er ook ten opzichte van de burgers. Pasgeboren baby’s kunnen digitaal worden aangegeven of er komt een ambtenaar van de burgerlijke stand op bezoek. Ook voor een dakkapel of het kappen van een boom kan een ambtenaar de vergunning in veel gevallen aan huis verstrekken.

 

Zo schieten deze drie gemeentes al aardig op om meer ‘Integraal, dichtbij en goedkoper’ hun werk te doen. Dat zijn volgens Van Leeuwen van de commissie decentralisatie de stippen op de horizon waar gemeentes naartoe moeten werken. Telkens zichzelf vernieuwend. ‘Niet stilstaan maar door-ontwikkelen is het adagium.’

 

Gepubliceerd op nieuworganiseren.nu