donderdag 16 april 2015 / Sprout /

Ondernemers

Ballast overboord

Ondernemers zijn veel tijd kwijt aan zaken die ongevraagd hun werkdag binnendringen: e-mail, protocollen en contracten. Dat kan anders. ‘Mail heeft ons wantrouwend gemaakt.’

 

Ze bestaan. Ondernemers die geen stappenplannen
maken om lean en efficiënt te worden, maar het liever simpel
houden. Ze stopten met e-mail, stelden geen contracten meer op of voerden een vierdaagse werkweek in. Vertrouwen is voor hen het toverwoord: minder controle, meer vrijheid, creativiteit en samenwerking. Neem Kim Spinder (32), innovatieaanjager bij overheden en bedrijven, maar tot 2010 vooral e-mailer. “Ik besefte op een gegeven moment dat ik het grootste deel van mijn werkdag doorbracht in mijn inbox. Ik zag niet meer wat ik zelf nog toevoegde. Dat had ik nooit gewild.” Spinder probeerde eerst haar omgeving op te voeden met zelf opgestelde retour-afzendermails. Maar dat bleek tevergeefs. Op oudejaarsavond 2010 verliet ze daarom definitief haar mailbox. “Een fantastisch gevoel.” Het was wel even wennen om niet meer elk uur op haar telefoon te kijken, maar ‘s ochtends zélf te bepalen wat ze die dag ging doen. Dat merken ook bedrijven die met behulp van Spinders organisatie We Quit Mail een weekje ‘etoxen’. “Medewerkers zijn zo druk met alle e-mail dat ze soms uit het oog verliezen voor welke functie ze eigenlijk zijn aangenomen. Soms vrezen ze zelfs voor hun baan als e-mail zou wegvallen, wat moeten ze dan de hele dag doen?”


E-mailbommen 

Ondernemers en bedrijven benaderen Spinder nu via social media over het stoppen met mail. “Ze zijn nieuwsgierig, het is een herkenbaar probleem. E-mail is bijna nummer één werkfrustratie, werknemers hebben door mail moeite met prioriteiten stellen en hebben te maken met e-mailbommen: zestig keer prima en oké.” Nog een nare bijkomstigheid: e-mail heeft ons wantrouwend gemaakt. “We verwachten meteen antwoord van anderen en bouwen er bewijslast mee op: ‘je had het kunnen weten, het stond in de mail.’ En als het spannend wordt, zetten ze de baas in de cc.” E-mail is volgens Spinder nooit bedoeld geweest om samen te werken, dat kun je beter doen met online tools als Google Docs, Dropbox of Basecamp. “Dat is dynamischer en positiever. Ik spreek afdat ik elke vrijdagmiddag inlog en dingen toevoeg. Bij spoed krijg ik een sms’je.” Zo managet ze in plaats van vier nu veertig projecten tegelijk. Niet e-mailen scheelt Spinder zo’n drie uur per dag. “Etoxen verandert de samenwerking, naar je collega toe lopen lijkt extra tijd te kosten, maar je krijgt vaak veel meer gedaan. Sommige mensen spreken in een week etoxen meer mensen dan normaal in een heel jaar.” 

Gesprek aangaan 

Helemaal stoppen met e-mail gaat veel bedrijven te ver, maar regels als de mail na vijf uur ’s middags afsluiten, slechts één keer per dag je berichten checken - liefst niet ’s ochtends - of slechts drie mails per dag sturen, worden steeds meer besproken. “Alleen al erover praten zorgt voor moderne werkafspraken”, merkt Spinder. “Een spoedkanaal afspreken, bijvoorbeeld met sms’jes, scheelt veel voor de rust ‘s avonds. Wie het juist fijn vindt om ‘s avonds te mailen, prima, maar het moet niet de norm worden.” Minder enthousiast wordt Spinder van de slimme trucjes uit scrum, lean startup en getting things done om nóg meer mails te kunnen versturen. “Dat gaat over meer doen in minder tijd, terwijl we volgens mij beter kunnen streven naar minder doen en meer waarde toevoegen. Kies bewust waar je je tijd in steekt en vervang mail niet door andere kanalen zoals WhatsApp, maar ga het gesprek met elkaar aan.

 

Waardebepaling achteraf

Patrick Donath (43) mailt nog wel, maar dat is een van de weinige dingen die hij traditioneel aanpakt. Bedrijven benaderen zijn team van Vrije Denkers vooral via Twitter, Facebook of zijn Youtube-kanaal. Welke hulp Donath bedrijven biedt, is moeilijk samen te vatten. Op zijn kaartje staat niet voor niets FBA: functiebepaling achteraf. Hij somt wat activiteiten op: managementadvies, presentaties, inspiratiesessies en interveniëren in vergaderingen. “We praten met een organisatie vrijblijvend over de waarde die wij kunnen toevoegen. Als we daar uitkomen, is er voldoende basis om te starten.” Dat betekent: afspreken om niet te doen wat van tevoren bedacht is. “Je komt toch altijd tot de conclusie dat het anders loopt en dan moet je weer een nieuwe visie verzinnen.” Als enige zekerheid vraagt Donath dat de helft van de waarde – ofwel prijs – vooraf betaald wordt. Dat vinden zijn klanten geen probleem. Geen contract en geen functie past bij wat Donath promoot: het loslaten van structuren. Bedrijven en organisaties die de Vrije Denkers benaderen, willen weten hoe ze zich in alle turbulentie staande moeten houden. Donath heeft geen stappenplan of te kopiëren formule, het mag wat hem betreft vooral flexibeler. “Als we tegen managers zeggen dat we hun functie willen opheffen, beginnen ze schaapachtig te lachen. Maar zij zijn vaak de meest beperkende factor in een organisatie. Als je je manager voor alles om toestemming moet vragen, verandert er niets.” De Vrije Denkers geven bijvoorbeeld workshops aan ambtenaren. “We sporen ze aan om breder te denken, stappen te zetten. Je kunt niet blijven analyseren en denken, je moet het doen.” Vaak wijzen mensen naar wat er allemaal anders moet voor ze zelf kunnen veranderen. Of ze verschuilen zich achter hun functie. Ballast, vindt Donath. “Ik heb liever iemand die doet wat nodig is dan iemand die doet wat gevraagd wordt.” 

 

Minder dagen werken
Donath werkt op basis van vertrouwen, een eigenschap die advocaten niet van nature bezitten. “We zijn achterdochtig”, zegt Sjoerd van der Velden (44). Samen met Harm Bruggink (43) verliet hij in 2006 zijn traditionele werkplek om zijn eigen kantoor BVDV te beginnen. Iedereen is er ondernemer, ook de secretaresses. Ze baseerden hun kantoormodel op het boek van Ricardo Semler: veel vertrouwen, weinig regels en alles transparant. “Iedereen mag overal over meebeslissen.” De advocaten schrapten direct de vijfde werkdag. Van der Velden: “Deels was dat eigenbelang, vanwege onze jonge kinderen. Maar we merkten ook dat je in het weekend wandelend door de stad vaak tot een goed idee komt, terwijl je creativiteit inzakt als je regelmatig ’s avonds lang doorwerkt.” Bovenop een bescheiden basissalaris verdient iedereen daarom een flexibel loon met een maximum. “In plaats van een target hanteren wij een urenplafond.” Sommige medewerkers gebruiken de extra vrije tijd om zich wetenschappelijk bij te scholen,anderen hebben een papadag of ondernemen er van alles bij. Dat ze toch evenveel verdienen als een fulltime draaiend kantoor, komt door de organisatiestructuur, denkt Sjoerd. “Bruggink en ik misten op ons oude kantoor de betrokkenheid van medewerkers. Er werd vooral gelet op omzet, niet op kosten. Onze advocaten regelen daarom hun eigen debiteuren. Zo zien ze meteen dat er steeds meer behoefte is aan andere vormen dan uurtje-factuurtje. Alle medewerkers voelen zich verantwoordelijk voor de kosten, omdat die uiteindelijk meewegen in hun eigen salaris.” Minstens eens in de twee maanden houdt BVDV kantooroverleg waar iedereen punten kan inbrengen om te bespreken. “Mensen houden niet van vergaderen, dus dat wordt goed voorbereid. Bij de meeste beslissingen blijkt iedereen al vóór te zijn.” Zo niet, dan praat de groep door tot overeenstemming is bereikt. Er kwam bijvoorbeeld een passende regeling voor ziekte en zwangerschap, waar Bruggink en Van der Velden nog niet aan hadden gedacht. Van der Velden: “Dat gaat eigenlijk heel simpel. Iedereen realiseert zich dat ze niet alleen mannen op kantoor willen en dat ze zelf ook ziek kunnen worden. Met wisdom of the crowd is uiteindelijk alles oplosbaar.” Door te sturen op vertrouwen kregen Bruggink en Van der Velden als eerste Nederlandse advocaten-belastingadvieskantoor zelfs een Amerikaans benefit corporation certificaat. Van der Velden: “Controle is schijnzekerheid. Het is kostbaar en je wordt er minder slagvaardig van. Bij ons is de controle sociaal en horizontaal, we spreken elkaar aan als je je verantwoordelijkheid niet neemt.”

 

Ballast overdragen
Ballast kun je ook overdragen,

bijvoorbeeld aan een dienstverlener

als Headroom Assistance. Dit bedrijf

van voormalig secretaresse Kristel

Kuit en jurist Céline Doornink biedt
ondernemers flexibele abonnementen

op een persoonlijke assistent. Die

beheert je agenda en telefoon, zodat

je alleen ja of nee hoeft te klikken bij

afspraakverzoeken, en kan allerlei
uitzoek- en regelklusjes doen, ook

privé. “Je assistent kent je persoonlijk

en pakt zaken op zodra je belt. Het is

verleidelijk zelf alles te regelen met

apps, maar dat kost dagelijks veel tijd

en hoofdruimte.” Kuit en Doornink

hebben al aan zestig mensen

hoofdruimte geboden, waaronder

bekende ondernemers als Oscar

Kneppers van Rockstart, Willemijn

Verloop van Social Enterprise en

Quirijn Bolle van Marqt.

 

4 tips voor minder ballast
Kim Spinder:
“Begin ’s ochtends niet met je mail, maar bedenk eerst
wat het belangrijkste is om te doen die dag. Zo wordt
je werk leuker en krijg je een productiever gevoel.”

Patrick Donath:
“Wat zou je doen als je geen functie had en toch iets
moest gaan doen? Doe het.”

Sjoerd van der Velden:
“Stuur op vertrouwen. Dan word je slagvaardiger.
Er kan altijd iets misgaan, maar dat is met controle
net zo goed het geval.”

Kristel Kuit:
“Maak je to-do-lijst nooit langer dan drie punten.
Als je tijd over hebt, kun je altijd nog meer doen.”

 

Gepubliceerd in Sprout